在與經(jīng)理例會有關(guān)的會務(wù)工作當(dāng)中，秘書人員應(yīng)忠實履行職責(zé)，努力做到有條不紊、萬無一失。首先要按照會議主持人就本次例會內(nèi)容的授意為會議準(zhǔn)備有關(guān)的文件、資料和報表等，并就有關(guān)情況和數(shù)字做出最后的核實，以保證其準(zhǔn)確無誤。如需打印、復(fù)印時，需按照主持人的要求一一實施。
（一）收集議題
經(jīng)理例會其最主要的內(nèi)容是準(zhǔn)備會議的議題，其意義在于提高例會的效率，以免出現(xiàn)議而不決的情況。因此，秘書應(yīng)事先對議題進(jìn)行收集。
1．發(fā)放議題表
例會召開的前三天，秘書應(yīng)將空白的議題表（見表1-5）發(fā)給部門經(jīng)理們，給各經(jīng)理一個準(zhǔn)備議題的緩沖時間?？瞻鬃h題表應(yīng)該一事一表。一張表上只填一個議題，這樣便于秘書篩選議題。如果有部門經(jīng)理在外出差，也應(yīng)該通過電子郵件或者電話與其聯(lián)系，由秘書替他填寫。不能因為經(jīng)理不在就不收集他的議題。
篩選議題是為了讓例會在有限的時間內(nèi)討論最需要討論的問題，確保會議的效率和質(zhì)量。
例會召開的前一天，秘書應(yīng)根據(jù)議題篩選原則將收上來的議題表進(jìn)行篩選。一般來說，可以進(jìn)入經(jīng)理例會的議題主要有以下六點：
（1）方針與計劃的制訂。
①經(jīng)營上重要的方針與計劃。
②經(jīng)營計劃與經(jīng)營方針的實施方案要點和對策。
③總經(jīng)理認(rèn)為有必要審議的其他事項。
（2）機(jī)構(gòu)與制度事項。
①業(yè)務(wù)組織機(jī)構(gòu)與業(yè)務(wù)規(guī)定、規(guī)程的制定、修改與廢除。
②與子公司的業(yè)務(wù)關(guān)系、財務(wù)關(guān)系和人事關(guān)系的決策事項。
③各部門在業(yè)務(wù)上重要的報告、請示與聯(lián)絡(luò)事項。
④總經(jīng)理認(rèn)為有必要審議的其他事項。
（3）財務(wù)事項。
①10萬元以上固定資產(chǎn)（無形資產(chǎn)）的獲取、處理、租賃、借貸以及重要的改造事項。
②金額在100萬元以上的長期資金（兩年以上）的借入以及債務(wù)保證事項。
③金額在30萬元以上的短期資金借入以及債務(wù)保證事項。
④對一方進(jìn)行20萬元以上的投資事項。
⑤對一方進(jìn)行20萬元以上的貸款事項。
⑥融資與集資事項。
⑦重要的對外擔(dān)保事項。
⑧美元1萬、日元100萬的外幣買賣事項。
⑨不良債權(quán)的處置事項。
（4）項目經(jīng)營事項。
①重要的項目經(jīng)營機(jī)會與風(fēng)險事項。
②項目決策事項。
③項目的實施與監(jiān)控事項。
④大宗交易事項；價值30萬元以上的索賠事項。
⑤重要交易關(guān)系的建立與解除事項。
⑥銷售渠道的選擇事項。
⑦銷售策略的選擇事項。
⑧價格的決定、修改事項。
⑨總經(jīng)理認(rèn)為有必要審議的其他事項。
（5）辦公事務(wù)事項。
(1)重要的人事任免、調(diào)動和賞罰事項。
(2)干部職工的晉升、提薪、獎金、津貼以及考核評價事項。
(3)人事招聘、錄用事項。
(4)專家顧問的外聘事項。
(5)金額10萬元以上的賠償事項。
(6)金額5萬元以上的辦公事務(wù)開支事項。
(7)金額5萬元以上的聘金、會費、交際費開支事項。
(8)金額3萬元以上的招待接待費、差旅費開支事項。
(9)重要的涉外、公關(guān)事項。
(10)契約與訴訟事項。
(11)總經(jīng)理認(rèn)為有必要審議的其他事項。
（6）本規(guī)定以外的事項，除總經(jīng)理認(rèn)為有必要提交部門經(jīng)理審議，決策權(quán)限歸總經(jīng)理所有。
篩選議題時間不宜太長，一般是半天或者一天，所以準(zhǔn)備工作并不會太復(fù)雜。其最主要的內(nèi)容是準(zhǔn)備會議的議題。
一次會議議題不能過多或過少，一般以安排一至二個重要議題和一兩個小議題為宜。
篩選議題最后的決定權(quán)在例會的主持人。當(dāng)秘書將議題篩選完畢后，應(yīng)交由上司簽署意見，再將議題表退還給填寫人。
3．議題排序
秘書將篩選出來的進(jìn)入例會討論的議題按重要程度予以排序，然后交由例會主持人簽字。
（二）準(zhǔn)備會議室
1．檢查會議室準(zhǔn)備情況
例會的會議室是相對固定的。一般選擇在公司比較靠里面、設(shè)備也比較齊全的小型會議室。在開例會的前一天下午秘書要檢查會議室的情況，如室內(nèi)清潔、調(diào)溫設(shè)備、茶具、飲水機(jī)等，具體工作如下：
（1）檢查室內(nèi)的光線、室溫、通風(fēng)和衛(wèi)生情況，以使與會者在此開會時有個舒服的環(huán)境。
（2）檢查為與會者所準(zhǔn)備的必要的文具用品是否齊備并擺放得當(dāng)，如鉛筆、便箋、記錄本等。
（3）檢查會議所需使用的一些視聽設(shè)備（如錄音、幻燈、攝影器材等）的擺放位置是否得當(dāng)，調(diào)試好各項要使用的設(shè)備，檢查電子文件拷貝是否已準(zhǔn)備充分、完好，電源是否可隨時接通，如有不妥，應(yīng)通知有關(guān)人員迅速解決。
（4）檢查為與會人員提供的飲料和用具是否已準(zhǔn)備好，并對是否符合衛(wèi)生要求予以最后確認(rèn)。
（5）對提供現(xiàn)場服務(wù)的服務(wù)人員進(jìn)行必要的叮囑，如傳呼電話的方式和杜絕外來人員打擾等。
由于經(jīng)理例會屬于內(nèi)部例行會議，會議的時間、地點、參加人員和秘書人員在其中所應(yīng)承擔(dān)的工作都相對固定并形成慣例。
2．例會會議室的座位安排
例會會議室的座位安排一般情況下都是以經(jīng)理們自己的習(xí)慣位置就座，秘書可不做刻意安排。但是會議室的布置卻需要秘書動心思。下圖是一個公司用于例會的會議室參考圖樣：
（三）通知與會人員
一般來說，經(jīng)理例會的時間和人員都是相對固定的，但是秘書不能因為時間和人員都固定就省去通知這一環(huán)節(jié)。因為部門經(jīng)理平時事務(wù)多，
可能會忘記例會時間；另外經(jīng)理例會常常要請一些職能部門的人員來參加，這些人的到會也需要秘書通知。
例會發(fā)送會議通知的方法：
（1）口頭通知。口頭通知即當(dāng)面或電話通知。
（2）書面通知。書面通知即書面印制的通知或板報、網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的通知。
經(jīng)理例會一般采用書面通知和口頭通知相結(jié)合的方式。秘書應(yīng)提前一天將會議通知、會議議題及有關(guān)材料送達(dá)參加會議成員。
秘書還需要通過電話向承擔(dān)經(jīng)理例會具體事務(wù)的辦事人員及服務(wù)人員詢問有關(guān)會議準(zhǔn)備工作進(jìn)行的情況，并設(shè)法與被通知出席會議的人員取得聯(lián)系，對其能否按時參加會議予以確認(rèn)。對不能參加或不能按時參加會議的人員的有關(guān)情況，應(yīng)及時向會議主持人報告，并就其原因予以說明。如能夠參加會議者尚不夠法定人數(shù)，會議可適當(dāng)改期，這樣不至于臨時因人數(shù)不夠，而延誤了對一些特別重要的問題的表決。
（四）準(zhǔn)備會議需要的文件資料和物品
1．文件資料準(zhǔn)備
例會討論議題時，通常要用到一些文件資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等），秘書要在確定議題之后將需要的文件資料準(zhǔn)備好。
2．例會物品準(zhǔn)備
（1）必備的會議用品。
一般情況下，經(jīng)理例會需要準(zhǔn)備的物品相對簡單，有以下幾種：
①文具用品。如紙、筆、記錄本等。
②桌椅。
③茶具。如暖水瓶、保溫桶、水杯、茶、飲料等。
④擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、通風(fēng)及空調(diào)設(shè)備等。
（2）會議的特殊用品。
根據(jù)不同議題需求，經(jīng)理例會有時也需要補充一些特殊的會議用品。例如，有選舉議題時需要準(zhǔn)備好投票箱、選票或者是電子投票設(shè)備等物品；表彰議題需要準(zhǔn)備好獎品或證書；匯報或咨詢性議題應(yīng)準(zhǔn)備好幻燈機(jī)、投影儀、攝像機(jī)等設(shè)備。
