（一）提前到達(dá)
開例會(huì)的當(dāng)天，秘書要提前10分鐘到達(dá)會(huì)議室做好會(huì)前準(zhǔn)備：開窗通風(fēng)，調(diào)好室內(nèi)溫度，打開飲水機(jī)，擺放好茶杯和茶葉。
（二）做好簽到工作
（三）會(huì)場(chǎng)服務(wù)
會(huì)場(chǎng)服務(wù)包括分發(fā)資料、領(lǐng)位、維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序、處理突發(fā)狀況等。
在會(huì)議進(jìn)行過程中，如果秘書人員被安排做會(huì)議記錄，那就應(yīng)聚精會(huì)神地做記錄。如果沒有被安排做會(huì)議記錄等具體工作，那么，秘書人員就應(yīng)在會(huì)議室的最后一排并選擇靠近門口的位置就座，或坐在會(huì)議室旁邊的小傳達(dá)室里。
在這種情況下，秘書人員的責(zé)任就是接傳電話，應(yīng)對(duì)一些計(jì)劃外的造訪和辦理會(huì)議主持人根據(jù)會(huì)議正在進(jìn)行的內(nèi)容而臨時(shí)交辦的事情等。
在會(huì)議進(jìn)行的時(shí)候，不是特別的電話一律不傳呼，一般的電話秘書人員可幫助記錄下來，在會(huì)議中間休息的時(shí)候，把電話記錄遞給當(dāng)事人即可，只有當(dāng)內(nèi)容比較緊急的情況下，才立即通知當(dāng)事人。如果會(huì)場(chǎng)比較大，可輕輕走到會(huì)場(chǎng)中間，把當(dāng)事人叫出來接電話，絕對(duì)不可采取在會(huì)議室門口高聲呼叫的做法。
（四）做好會(huì)議記錄
經(jīng)理例會(huì)是公司最重要的會(huì)議之一，因此必須有記錄。記錄工作一般由秘書承擔(dān)。
1．例會(huì)記錄的準(zhǔn)備
做會(huì)議記錄首先要準(zhǔn)備記錄本，記錄本可以用活頁的，便于取出存檔。記錄用筆可以用簽字筆、碳素墨水筆，但最好的記錄用筆是鉛筆，鉛筆記錄便于記錄后的整理。但鉛筆易磨損，所以開會(huì)前要多準(zhǔn)備一些。例會(huì)一般不允許錄音，所以秘書要掌握一些快速記錄的方法，才能更好地完成記錄的任務(wù)。在開始會(huì)議討論前幾分鐘，秘書要在記錄本上將本次會(huì)議的基本情況先行記錄下來：如本次例會(huì)是第幾次例會(huì)、會(huì)議召開的日期與時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議的主持人、與會(huì)者姓名、會(huì)議記錄人、會(huì)議的主要議題等。不要等到經(jīng)理們開始發(fā)言才寫，這樣會(huì)影響會(huì)議發(fā)言的記錄。
2．根據(jù)例會(huì)記錄的格式擬寫例會(huì)記錄
（1）例會(huì)記錄的基本格式。
公司例會(huì)的記錄是秘書的一件常規(guī)工作。例會(huì)記錄不是寫作，文字不能由記錄者自行組織，只能照實(shí)記錄。但記錄還是有一定的格式，秘書應(yīng)該掌握記錄的格式。規(guī)范的格式會(huì)使記錄顯得條理清晰，便于閱讀，而且例會(huì)的原始記錄是公司管理方面的重要資料，因而要?dú)w檔，規(guī)范的格式也便于歸檔和查閱。
（2）會(huì)議記錄的內(nèi)容。
會(huì)議記錄應(yīng)該包括下面的內(nèi)容：
第一項(xiàng)是會(huì)議描述，包括會(huì)議的日期與時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)；第二項(xiàng)是參加會(huì)議人員名單，要將姓名與職務(wù)寫出來，包括會(huì)議主持人、與會(huì)者、會(huì)議記錄人員；第三項(xiàng)是缺席者的姓名及請(qǐng)假的說明；第四項(xiàng)將本次會(huì)議要討論的議題按討論先后的排序記入記錄本中，便于下面正式討論時(shí)記錄；第五項(xiàng)是會(huì)議過程的記錄，秘書宣讀上次會(huì)議記錄的內(nèi)容，獲得會(huì)議通過；第六項(xiàng)是會(huì)議討論本次議題的原始情況。最后由記錄員和主持人分別簽名，結(jié)束會(huì)議。
經(jīng)理例會(huì)會(huì)議記錄應(yīng)在一天內(nèi)整理完畢，送交會(huì)議主持人核閱，核閱后應(yīng)復(fù)印分發(fā)各出席人一份，傳閱各出席人，并要求閱者簽字為據(jù)。該份記錄最后傳回會(huì)議主持人，作為下一次會(huì)議的重要資料。
