某電器有限公司的李總注意到在剛剛過去的一個月中，廣告的投放量、廣告質(zhì)量和銷售量都明顯下降了，營銷費(fèi)用卻沒有減少，于是召集副總經(jīng)理和部門經(jīng)理開會討論，希望能從中找到根本原因。然而會議開始后，生產(chǎn)部門的黃經(jīng)理提出銷售量的減少是因?yàn)殇N售渠道有問題，但市場銷售部的李經(jīng)理反駁說現(xiàn)在的銷售渠道沒有問題，有問題的是產(chǎn)品本身。于是與會者分為兩派，在會議上激烈地爭論起來。李總自己覺得似乎是產(chǎn)品有問題，但是會議已經(jīng)失去了控制，最后會議毫無結(jié)果。
提問：
（1）為什么這次經(jīng)理例會會失去控制，最終毫無結(jié)果？
（2）李總應(yīng)如何組織一次經(jīng)理例會？
分析：經(jīng)理例會在召開之前，要明確會議的原因和目標(biāo)，雖然大的原因是銷售量的減少，但與其聯(lián)系的目的是找到廣告情況、銷售費(fèi)用與銷售量升降之間的可能關(guān)系。銷售渠道或產(chǎn)品問題不應(yīng)成為會議的目的，更不應(yīng)成為會議的主題。黃經(jīng)理對會議原因和目的的不明確導(dǎo)致了會議最后的失控。任務(wù)引入
任務(wù)背景：3月初，美顏酒業(yè)有限公司將例行召開一次部門經(jīng)理會議。此次例會由公司總經(jīng)理主持，會上將討論由各部門負(fù)責(zé)人提交上來的有關(guān)公司生產(chǎn)經(jīng)營管理方面的議題。
林路作為美顏酒業(yè)有限公司行政秘書，需要做好此次經(jīng)理例會的組織工作。
任務(wù)1：進(jìn)行經(jīng)理例會的準(zhǔn)備工作。
任務(wù)2：做好經(jīng)理例會的會中工作。
任務(wù)3：經(jīng)理例會結(jié)束時，做好會后的工作。任務(wù)分析
經(jīng)理例會是公司經(jīng)理們研究經(jīng)營管理中重大事項(xiàng)的會議，也是公司內(nèi)部決策層召開的會議。會議規(guī)模一般不大，少則幾個人，多也不過十來人。時間不長，一般開半天，所以準(zhǔn)備工作不是很復(fù)雜。經(jīng)理例會包括會前的準(zhǔn)備工作、會中工作、會后工作。在會議前，我們必須了解例會時間的選擇、收集議題、會議室的確定、通知與會人員、準(zhǔn)備資料等相關(guān)知識；會議開始時，秘書要提前到達(dá)，做好會議室的準(zhǔn)備工作，會中要做好會議記錄；例會結(jié)束后，秘書人員要及時清理會議室，撰寫會議紀(jì)要以及檢查、督促會議決定的貫徹情況。
一、經(jīng)理例會的含義
例會是依據(jù)約定的慣例每隔一定期限舉行一次的會議。經(jīng)理例會是指由本企業(yè)的經(jīng)理們參加，研究經(jīng)營管理中重大事項(xiàng)的辦公會議，主要落實(shí)董事會議已確定的企業(yè)目標(biāo)和方針，并通過具體的經(jīng)營管理活動體現(xiàn)出來，經(jīng)理會議受董事會的控制，在不違背董事會所確定的目標(biāo)和原則的前提下，有權(quán)決定和處理企業(yè)管理經(jīng)營活動中所遇到的一切問題。這類會議是例行的，通常每月一次或每周一次，與會者和會議地點(diǎn)都相對固定。
經(jīng)理會議的成員由總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、董事會秘書、部門經(jīng)理和辦公室主任組成。在總經(jīng)理認(rèn)為有必要的情況下，可以要求部門經(jīng)理以下級別人員參加，聽取他們的意見。部門經(jīng)理不得無故缺席經(jīng)理例會，由于特殊原因無法參加時，必須由部門經(jīng)理提前指定熟悉本部門事務(wù)的代表人員參加，指定人員必須上報管理部門備案。
會議一般由總經(jīng)理召集并主持召開，總經(jīng)理因故不能出席，可指定代理者，由其代理者召集并主持會議。其他會議成員可以通過書面或口頭的形式，說明理由，申請并獲取會議召集和主持權(quán)。在這種情況下，召集和主持權(quán)獲得者，必須盡早召集會議。
二、經(jīng)理例會的內(nèi)容
會議內(nèi)容有以下幾點(diǎn)：
（1）對上周或者上個月的工作進(jìn)行總結(jié)，介紹工作的完成情況及進(jìn)度。
（2）本周工作中存在的問題、問題分析及改善措施（要求每人必須提出至少兩個）。
（3）所屬工作有進(jìn)展難度時，提出幫助請求，并集體討論解決。
（4）其他臨時性工作的完成情況說明。
（5）本周或本月工作部署及安排。
（6）協(xié)調(diào)各部門工作進(jìn)度，使各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營活動按照預(yù)期目標(biāo)有序進(jìn)行。
（7）年度、月度工作目標(biāo)的工作進(jìn)度匯報。
（8）對涉及部門較多、對公司整體有較大影響的問題集體探討。
三、經(jīng)理例會的作用
經(jīng)理例會可以實(shí)現(xiàn)有效管理，促進(jìn)公司上下的溝通與合作。具體來說，經(jīng)理例會主要有以下幾個作用：
（1）對完成有困難的工作集體協(xié)商，并尋找解決辦法，不能達(dá)成共識時，上報總經(jīng)理辦公會請總經(jīng)理裁決。
（2）可以集思廣益，提出改進(jìn)性的工作方案，對涉及部門較多、對公司整體有較大影響的問題集體探討。
（3）可以提高公司各部門執(zhí)行工作目標(biāo)的效率，追蹤并改進(jìn)日常管理工作，追蹤各部門工作進(jìn)度。
（4）可以協(xié)調(diào)各部門的工作方法、工作進(jìn)度、人員及設(shè)備的調(diào)配，使各項(xiàng)經(jīng)營活動按照預(yù)期目標(biāo)有序進(jìn)行。
（5）對工作中出現(xiàn)的問題及時跟蹤改進(jìn)，對工作中的失誤找出原因并及時改正、總結(jié)。
（6）探討公司經(jīng)營活動的最佳方案，并對各階段經(jīng)營業(yè)績及時總結(jié)，以實(shí)現(xiàn)整體經(jīng)營目標(biāo)。
四、經(jīng)理例會時間的選擇
部門經(jīng)理會議分兩種，一是例會，二是臨時會議。例會在一個固定時間內(nèi)召開，如果例會日適逢節(jié)假日，或遇不測事件不能如期召開，則改定在適宜的日子召開。臨時會議由總經(jīng)理認(rèn)為必要的時候召開。
經(jīng)理例會時間的確定非常重要，因?yàn)槔龝臅r間一旦確定下來，通常情況下都會長期不變地執(zhí)行下去。所以，一旦會議時間安排不合理，對會議的不良影響將會持續(xù)很長的一段時間。秘書一定要為總經(jīng)理選擇正確的時間召開經(jīng)理例會。一般來說，選擇例會時間有如下規(guī)則：
（1）周二至周四是安排例會最合適的時間。周一和周五不適合安排例會，這是由于周一剛結(jié)束上周的假日，周五緊貼本周的假日，與會者很容易受假日活動的影響，不容易集中精力。
（2）上午8：00—11：00或下午2：00—4：00是安排例會比較合適的時間段。這些時間段里人的精神狀態(tài)最好，也容易提高注意力，會議的效率也最高。而午飯后的時間是公認(rèn)的任何人都容易懈怠的時間段，這個時間段開會效率最低，不適合安排例會。
在實(shí)際工作中，大部分公司都把例會安排在星期二上午進(jìn)行。
