晨會要安排一天的工作、生產(chǎn)，要激勵員工以飽滿的精神狀態(tài)去完成這些工作和生產(chǎn)任務(wù)。只有經(jīng)過周密思考的精心準(zhǔn)備，晨會才能達到預(yù)期的效果，這就要求管理者在晨會前做好準(zhǔn)備。文秘人員需要協(xié)助管理者組織和策劃晨會，在部門晨會中的作用不可小覷。秘書要成功地協(xié)助開展部門晨會，必須要做到會前準(zhǔn)備、會中觀察和會后檢查。
（一）確定晨會主持人
由各部門根據(jù)部門員工情況按輪流順序或擇優(yōu)選擇，安排主持人順序。當(dāng)晨會主持人外出時，由秘書協(xié)調(diào)通知下任主持人頂替。
（二）確定晨會主題和流程
（1）由各部門根據(jù)本部門實際擬定流程，一般由第二日晨會的主持人與部門領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)人員商定第二日晨會主題，提前確定第二天晨會的主題及流程，若次日晨會有公司高管參與，則應(yīng)由該管理人員事先與高管協(xié)商后再確定主題。秘書則協(xié)助晨會主持人做好晨會策劃，確定晨會流程。
一般部門晨會的流程及內(nèi)容如下：
①問候。
晨會間，相互問好，拉近管理者與員工的距離。整個晨會適宜在以鼓舞為主旋律的氛圍中進行。晨會主持人與員工的問候方式也可以是有節(jié)奏的鼓掌，這樣可以讓員工的注意力集中到晨會上來。
②晨操。
一般情況下，天氣較好時在室外，員工站成隊列做晨操，這樣可以改善精神面貌，以高昂的心態(tài)迎接一天的工作。跳晨操是為了振奮精神，增強自信和員工凝聚力，也是一種企業(yè)文化。它能夠激勵員工有效率地工作，讓員工有自信心，有上進心，積極做好每一天的工作。
③新員工介紹。
每位新員工入職當(dāng)天參與晨會時，由主持人引導(dǎo)新員工做自我介紹，新員工需將自己的姓名、入職部門、崗位等情況告知大家，以便后期工作上的交流與協(xié)作。
④互動分享。
晨會中的互動分享可以讓別人感覺到自己的感受，或者向別人述說自己的感受，這樣有利于增進員工之間的感情，增進團隊默契。經(jīng)驗分享可以讓同事學(xué)習(xí)到身邊人成功的經(jīng)驗，讓獲得贊賞的員工感受到公司對他的重視。通過有趣的晨會，使每位員工都能有的放矢，說得輕松，體驗到主人公的角色，達到晨會的效果。
晨會互動分享可選項目：行業(yè)新聞分享、財經(jīng)熱點聚焦、員工風(fēng)采展示、員工經(jīng)驗分享、讀書心得分享、每日一句學(xué)習(xí)及討論、每日一則（小故事）及討論、員工內(nèi)部發(fā)生的感動故事、表揚與鞭策、歷史上的今天、生日祝福、互動小游戲等。
⑤通知或工作安排。
主持人可以在晨會時安排當(dāng)天各位員工需要完成的工作，讓他們清楚自己每天應(yīng)該做什么、怎么做、正確的標(biāo)準(zhǔn)是什么等，這諸多問題都需要在晨會上做明確說明。此外，管理者還有必要在晨會上再做重點事項提醒，涉及安全防范、客訴履歷、產(chǎn)品生產(chǎn)特殊技巧、自身的經(jīng)驗傳承等，如此可起到事半功倍之效。
⑥溫馨提示。
播報當(dāng)天的天氣情況或者當(dāng)?shù)氐慕煌ㄇ闆r等。
⑦士氣展示。
喊出公司的口號，這樣可以提升員工的精神面貌，以高昂的士氣面對一天的工作。
⑧結(jié)束晨會。
管理者根據(jù)生產(chǎn)計劃、工作安排表設(shè)定當(dāng)天的目標(biāo)后，可以用問答的方式作為晨會的結(jié)束，諸如：“有沒有信心完成任務(wù)？”員工則飽含激情地響應(yīng)：“有！”良好的開端是成功的一半，如此總動員式的晨會，使人仿佛看到?jīng)_鋒號已經(jīng)吹響，勝利就在眼前。
（2）由主持人去搜集資料，策劃主持內(nèi)容，收集相關(guān)信息，準(zhǔn)備第二日晨會上的行業(yè)笑話或趣事、公司新聞、行業(yè)新聞、歷史上的今天等內(nèi)容。一般文秘人員要協(xié)助主持人收集相關(guān)資料或信息，組織晨會內(nèi)容，以保證晨會的質(zhì)量和效果。
（三）確定晨會進行方式
一般晨會方式有室內(nèi)就座會議、室內(nèi)隊列式會議、室外隊列式會議等，這要根據(jù)已確定的晨會主題進行選擇。秘書要協(xié)助整理隊伍，原則上站成一排，或男員工一排，女員工一排，整齊劃一。
（四）確定晨會場地、時間
（1）晨會現(xiàn)場是人員點到、活動發(fā)表、工作指導(dǎo)、生產(chǎn)總結(jié)、喚起注意、培訓(xùn)教育、信息交流的場所，一些部門經(jīng)常選擇室外開闊的空地作為晨會進行的場地。
秘書要根據(jù)晨會確定的主題和流程以及公司的實際情況，選擇適合的晨會場所，確定是室內(nèi)會議室，還是室外的空地。
（2）每次部門晨會時間控制在20分鐘以內(nèi)，晨會時間一般安排在每天早晨上班后不久，如果公司上班時間是8：30，那么每天8：35就是規(guī)定員工集合的時間。時間一旦定下來，就不要輕易改變，最好定期、定時舉行。
（五）布置會場、準(zhǔn)備所需的設(shè)備及物品
（1）布置好會場，可以營造好的氛圍。如職場標(biāo)語、口號、制度、團隊經(jīng)營成果上墻，桌椅擺放等，標(biāo)語、口號和成果上墻應(yīng)大方醒目，耀眼引人，桌椅擺放應(yīng)適當(dāng)有序，使會場有好的氣氛。
（2）一般部門晨會所需的設(shè)備是電腦、音響和麥克風(fēng)，用來播放伴奏音樂及體操音樂。晨會需要提供的材料有考勤表、筆、哨子、新聞素材、當(dāng)日天氣情況、主持人輪班名單、晨會流程表等。
（六）發(fā)布晨會通知
晨會召開前一天下班前秘書將晨會的時間、地點、流程通知到部門的每一位員工。
