一個(gè)跨國(guó)公司的銷售部門，有大約100位員工，部門經(jīng)理秘書王鑫對(duì)于有效溝通的力量和必要性深信不疑。因此，他協(xié)助經(jīng)理每天召開部門晨會(huì)，讓經(jīng)理集合部門內(nèi)各個(gè)小組的員工，向員工介紹公司的重大行動(dòng)及其對(duì)本部門可能產(chǎn)生的影響，部署部門當(dāng)天的工作安排和工作目標(biāo)，并詢問大家存在的問題。但是，經(jīng)理發(fā)現(xiàn)提出的問題基本上都來自項(xiàng)目高級(jí)經(jīng)理，問題數(shù)量少且都沒有什么建設(shè)性，而員工們似乎有什么顧慮，總是一聲不吭，晨會(huì)并沒有達(dá)到預(yù)期的效果，這根本不是經(jīng)理想要的。
王鑫帶著疑問請(qǐng)教了經(jīng)驗(yàn)豐富的部門經(jīng)理秘書宋謙。宋謙問王鑫召開部門晨會(huì)的目的是什么。王鑫說是向部門全體員工總結(jié)概括一下公司的重大行動(dòng)，同時(shí)促進(jìn)他們進(jìn)一步討論，使員工多了解公司動(dòng)向，降低員工對(duì)公司重大變化的不確定性。
宋謙笑了笑說：“這是部門會(huì)議的目的，而不是部門晨會(huì)的目的。部門晨會(huì)應(yīng)該形式多樣、活潑生動(dòng)一些，這樣可以激勵(lì)員工氣勢(shì)，樹立良好的工作信心，彰顯向上的精神面貌。”
王鑫茅塞頓開，從那以后他建議經(jīng)理，先把部門內(nèi)部的員工按項(xiàng)目策劃組、營(yíng)銷小組等分為各個(gè)小組，由他協(xié)助組長(zhǎng)組織晨會(huì)，并要求組長(zhǎng)控制好時(shí)間，召開簡(jiǎn)短的晨會(huì)，給大家提供相關(guān)的活動(dòng)和重要信息并鼓舞士氣。而部門經(jīng)理只是輪流參加各個(gè)小組的晨會(huì)，很快部門晨會(huì)就取得了很好的效果。
分析：很顯然，與會(huì)員工們一開始并不滿意秘書王鑫組織的晨會(huì)，因?yàn)樗麄円呀?jīng)表現(xiàn)出事不關(guān)己的態(tài)度，原因在于王鑫對(duì)于晨會(huì)目的的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，對(duì)于晨會(huì)缺乏周密的思考和安排，領(lǐng)導(dǎo)控制的時(shí)間太多，其他成員參與過少，會(huì)議達(dá)不到預(yù)期的效果，與會(huì)的員工們?cè)缇褪チ嗽撚械幕盍蜔崆?。所以，成功的部門晨會(huì)必須明確目的，經(jīng)過充分的準(zhǔn)備，每一個(gè)細(xì)節(jié)都要考慮周全，這樣才能使會(huì)議收到效果。
晨會(huì)是企業(yè)最基層的管理工具，必須由秘書協(xié)助最基層的班組長(zhǎng)來做，因?yàn)樗麄冏盍私饣鶎拥那闆r與動(dòng)向，只要很好地運(yùn)用晨會(huì)這一管理工具，就可以起到事半功倍的成效。因此，員工多的部門晨會(huì)不應(yīng)由部門經(jīng)理主持，而應(yīng)由小組長(zhǎng)主持，這樣就可以保證每位員工都能參與到晨會(huì)的活動(dòng)、游戲、分享等各項(xiàng)互動(dòng)節(jié)目中來。部門晨會(huì)應(yīng)該形式多樣、活潑生動(dòng)，多一些激勵(lì)員工的話語或者評(píng)價(jià)，這樣就可以激勵(lì)員工氣勢(shì)，樹立良好的工作信心，彰顯向上的精神面貌。任務(wù)引入
任務(wù)背景：為了保證員工工作目標(biāo)的落實(shí)，加強(qiáng)同事之間的相互配合，同時(shí)宣導(dǎo)公司的企業(yè)文化與經(jīng)營(yíng)理念，美顏酒業(yè)有限公司總經(jīng)理希望公司各個(gè)部門能夠執(zhí)行部門晨會(huì)制度，從而提高每一位員工的積極性和工作熱情，并提高自身的修養(yǎng)和對(duì)企業(yè)文化的認(rèn)識(shí)。
任務(wù)：總經(jīng)理秘書林路積極響應(yīng)公司號(hào)召，協(xié)助行政部各班組長(zhǎng)有效地組織召開晨會(huì)，以達(dá)到部門晨會(huì)的目的。任務(wù)分析
部門晨會(huì)是現(xiàn)代企業(yè)日常（行政管理）工作中不可缺少的一項(xiàng)工作。部門晨會(huì)形式活潑、內(nèi)容豐富，可以很好地激勵(lì)員工，渲染積極向上的工作氛圍；晨會(huì)還是一個(gè)企業(yè)的核心價(jià)值觀和企業(yè)文化的外在表現(xiàn)形式，通過晨會(huì)可以有針對(duì)性、有目的地去輔導(dǎo)和培養(yǎng)員工的團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，在晨會(huì)上表彰計(jì)劃執(zhí)行有效、業(yè)績(jī)突出的員工，不僅可以給大家樹立榜樣，同時(shí)也可以鼓舞士氣，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。
作為秘書人員，要輔助所在部門班組長(zhǎng)組織和召開晨會(huì)，會(huì)前要做好部門晨會(huì)的流程及內(nèi)容收集工作，會(huì)中協(xié)助和注意觀察，會(huì)后整理材料和做好晨會(huì)報(bào)告等各項(xiàng)工作。
一、部門晨會(huì)的含義和特點(diǎn)
部門晨會(huì)是在每個(gè)工作日內(nèi)，開始正常工作之前部門內(nèi)部召開的簡(jiǎn)短會(huì)議。晨會(huì)是部門全體員工集合一起、互相問候、交流信息和安排工作的一種管理方式。部門晨會(huì)全方位地對(duì)每個(gè)人、每件事進(jìn)行清理和控制，以改善員工精神面貌，創(chuàng)建組織學(xué)習(xí)文化，建立相互檢查、監(jiān)督的考核機(jī)制，聚焦公司品牌文化引導(dǎo)行為，提高核心競(jìng)爭(zhēng)力，是現(xiàn)代企業(yè)日常（行政管理）工作中不可缺少的內(nèi)容。
部門晨會(huì)形式活潑、內(nèi)容豐富，可以很好地激勵(lì)員工，渲染積極向上的工作氛圍。晨會(huì)作為企業(yè)文化核心內(nèi)容的一部分，在溝通思想、鼓舞士氣等方面起著重要作用。
部門晨會(huì)分為一般晨會(huì)和主題晨會(huì)。一般晨會(huì)內(nèi)容包括公司口號(hào)、美好文化操、故事分享、詩歌文章朗誦、互動(dòng)游戲、腦筋急轉(zhuǎn)彎、智力題、理念一句話等。而主題晨會(huì)是依據(jù)某個(gè)主題召開的晨會(huì)，如“尊重”主題晨會(huì)、“感恩”主題晨會(huì)等。晨會(huì)開得生動(dòng)有趣，同樣是一種企業(yè)培訓(xùn)，渲染了企業(yè)文化氛圍。
二、部門晨會(huì)的作用
（一）鼓舞士氣
激勵(lì)員工氣勢(shì)，樹立良好的工作信心，彰顯向上的精神面貌。
（二）宣傳公司企業(yè)文化
晨會(huì)是傳播企業(yè)文化的媒介，可以培養(yǎng)企業(yè)員工良好的習(xí)慣及行為觀念。通過晨會(huì)可以對(duì)工作教養(yǎng)、工作倫理及工作習(xí)慣加以宣傳，不斷的宣傳和改進(jìn)必然會(huì)有所收獲，從而提升整個(gè)公司員工的整體素質(zhì)。
（三）增強(qiáng)組織凝聚力
通過對(duì)司歌、司訓(xùn)、口號(hào)的不斷重復(fù)，使公司的核心使命、價(jià)值觀、愿景目標(biāo)、行為準(zhǔn)則等滲透到每一位員工的靈魂中，增強(qiáng)員工的使命感和責(zé)任感，進(jìn)而增強(qiáng)組織凝聚力；通過輪流主持、相互分享、共同學(xué)習(xí)，增強(qiáng)每位員工的舞臺(tái)感，提升員工的信心，增進(jìn)彼此的了解，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的斗志，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員的融合，進(jìn)而增強(qiáng)組織凝聚力。
（四）增強(qiáng)員工活力
通過演講、發(fā)言、唱歌、運(yùn)動(dòng)等形式，使員工進(jìn)入積極、高昂的工作狀態(tài)，一日之計(jì)在于晨；通過交流學(xué)習(xí)等形式，促進(jìn)員工提升學(xué)習(xí)能力、思維能力、表達(dá)能力等。
（五）推進(jìn)工作進(jìn)展
（1）通過當(dāng)眾設(shè)定目標(biāo)、每日通告工作進(jìn)度、員工間業(yè)務(wù)競(jìng)賽等形式，增強(qiáng)員工的工作緊迫感，促進(jìn)工作目標(biāo)的更快達(dá)成。
（2）通過每天的信息動(dòng)態(tài)了解、小知識(shí)學(xué)習(xí)、讀書心得分享等形式，激發(fā)員工的學(xué)習(xí)熱情，不斷提高員工的工作能力及職業(yè)素質(zhì)，間接推動(dòng)各類工作目標(biāo)的達(dá)成。
（六）提高員工的綜合能力
晨會(huì)可以提供教導(dǎo)的園地，利用晨會(huì)，可以進(jìn)行新產(chǎn)品、新方法、新工藝的說明，提高員工的技術(shù)水平，同時(shí)可以進(jìn)行品質(zhì)觀念的灌輸及公司各項(xiàng)政策的宣傳。
（七）實(shí)施追蹤與管理
通過晨會(huì)可以實(shí)施追蹤與管理，可以對(duì)產(chǎn)品品質(zhì)異常進(jìn)行檢討、分析與矯正，可以對(duì)過去工作加以回顧，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改正缺點(diǎn)。同時(shí)通過晨會(huì)，可以進(jìn)行生產(chǎn)安排、市場(chǎng)反應(yīng)、上級(jí)指令的傳達(dá)，從而使員工更清楚地了解整個(gè)公司的方針政策、市場(chǎng)運(yùn)轉(zhuǎn)情況及自己的工作方向，提升工作效率。
（八）樹立主管威信
晨會(huì)可以培養(yǎng)部門主管的權(quán)威與形象、風(fēng)范與氣質(zhì)，給主管提供良好的鍛煉環(huán)境，有利于帶動(dòng)部門氣氛及提供良好的溝通機(jī)制。
三、部門晨會(huì)的成功秘訣
晨會(huì)看似是小問題，但如果真正發(fā)揮其功能，將帶來無窮的好處。當(dāng)然，晨會(huì)如果準(zhǔn)備得不好，就達(dá)不到它應(yīng)有的效果。
很多企業(yè)的部門晨會(huì)不是由班組長(zhǎng)主持，而是由經(jīng)理、總經(jīng)理主持，這樣就失去了它原有的功效。晨會(huì)的內(nèi)容欠具體、程式化，沒有豐富靈活的形式，就沒有吸引力，進(jìn)而缺乏說服力。很多部門在晨會(huì)之后沒有形成晨會(huì)報(bào)告單，這樣就會(huì)失去晨會(huì)的精華。
晨會(huì)成功的秘訣有以下幾點(diǎn)：
（一）做好充分準(zhǔn)備
事先要精心策劃，從晨會(huì)的主題、流程、主持人（確定）、所需時(shí)間、主要內(nèi)容等方面提前謀劃。同時(shí)，要確定主題，以探討和解決什么問題為重點(diǎn)，圍繞主題開好晨會(huì)。
（二）注意氣氛渲染
到公司后由每天晨會(huì)支持者或者公司秘書在會(huì)議室播放激情、快樂、積極向上的音樂，開始渲染公司氣氛，直至晨會(huì)結(jié)束，再停止音樂。晨會(huì)是很重要的例會(huì)，目的是調(diào)動(dòng)員工的工作情緒，明確當(dāng)天的工作目標(biāo)。如果會(huì)議結(jié)束時(shí)，每位員工精神飽滿，清楚當(dāng)天的工作目標(biāo)，晨會(huì)的目的就達(dá)到了。
（三）優(yōu)秀的主持人
晨會(huì)開得如何，主持人起著決定性的因素。首先，主持人必須有熱忱的態(tài)度，保持微笑，適時(shí)地與員工互動(dòng)，有讓人快樂的能力：要學(xué)會(huì)“破冰”，拉近與參與者的距離，讓人覺得是在做有趣的事；語言形象生動(dòng)、表述清楚；激發(fā)參與熱情，適度地贊美；自信感覺好，面對(duì)難題表現(xiàn)幽默；有激發(fā)他人動(dòng)機(jī)的能力，讓人感覺在享受工作。晨會(huì)的主持人事先要有所準(zhǔn)備，主持晨會(huì)的音量要大、態(tài)度要好。晨會(huì)氣氛要輕松，要懂得鼓勵(lì)員工。懂得對(duì)音樂、時(shí)間、場(chǎng)面等的掌控。
（四）布置好會(huì)場(chǎng)，營(yíng)造好氛圍
晨會(huì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)牟贾?，晨?huì)效果就會(huì)更好?，F(xiàn)場(chǎng)布置如職場(chǎng)標(biāo)語、口號(hào)、制度、團(tuán)隊(duì)經(jīng)營(yíng)成果上墻，桌椅擺放等。標(biāo)語、口號(hào)和成果上墻應(yīng)大方醒目，耀眼引人，桌椅擺放應(yīng)有序適當(dāng)，使會(huì)場(chǎng)有好的氣氛。晨會(huì)的時(shí)間一定要嚴(yán)格控制，最好不要超過20分鐘。
（五）晨會(huì)六聲
即歌聲、掌聲、笑聲、業(yè)績(jī)聲、激勵(lì)聲、讀書聲。
四、部門晨會(huì)需要注意的幾個(gè)問題
（1）嚴(yán)格按流程進(jìn)行，但能夠隨機(jī)應(yīng)變；程序要緊湊，節(jié)奏要明快。
（2）控制時(shí)間，不宜過長(zhǎng)，避免分散員工的注意力和影響其他工作。
（3）制定完善有關(guān)制度，使員工積極參與，正常出勤，不遲到早退。
（4）讓員工廣泛參與，給每個(gè)人提供主持的機(jī)會(huì)，充分鍛煉和展示自己，避免由部分人唱“獨(dú)角戲”。
（5）注重與大家共同的交流（不個(gè)別交流），不在晨會(huì)上打擊員工，不訓(xùn)話。
（6）員工參加晨會(huì)要有一個(gè)良好的狀態(tài)，精神抖擻，士氣高昂。
（7）加強(qiáng)追蹤，對(duì)前期召開的晨會(huì)布置的工作要進(jìn)行追蹤，對(duì)表現(xiàn)好的給予表揚(yáng)，對(duì)未完成的查找原因，制定措施，確保圓滿完成布置的工作。任務(wù)實(shí)施過程及知識(shí)點(diǎn)。
