會是指多人相聚，議是指協(xié)商事宜，會議其實就是把人們召集在一起討論事情、解決問題的一種社會活動方式。
現(xiàn)代社會，會議已經(jīng)成為人們開展政務、經(jīng)濟、文化以及其他社會活動的一種重要的社會交流手段。本書講述的會議是指企業(yè)有組織、有目的地召集工作人員商議事情、溝通信息、表達意愿、部署工作、聯(lián)絡(luò)感情的集會。
二、會議組成的基本要素
任何會議都由一定的要素構(gòu)成，缺少某些必要的要素，會議就無法召開。在會議承辦之前，首先應該明確一個完整的會議應包括哪些基本要素，便于有針對性地開展工作，從而有效地提高會議的效率。會議組成的基本要素如下：
（一）會議的名稱
任何會議都應有一個名稱，會議的名稱一般由會議舉辦單位和會議主題構(gòu)成。例如“××有限公司××年人事調(diào)動會議”。
（二）會議的時間
會議的時間應該包含兩方面內(nèi)容：
1．會議的具體時間
內(nèi)容要求明確到具體的年、月、日、小時和分鐘，如“于20××年×月×日上午8：00召開××會議”。
2．會期
會期指會議全過程預期延續(xù)的時間。這必須向與會者明確，以便于參會人提前做好相關(guān)的用品準備和工作安排。例如“20××年×月×日—×日，共×天會議”。
會議的時間是保證會議成功的重要因素，一旦會議時間選擇不當，就可能使籌備會議的各種努力付諸東流。
（三）會議的地點
會議的地點合適與否是保證會議順利進行的要素之一，安靜、舒適、優(yōu)雅的會議環(huán)境與良好的會議設(shè)施有助于提高會議的效率和質(zhì)量。會議地點的選擇雖然沒有鐵定的規(guī)則可循，但在選擇會議地點時首先要考慮會議的目的、主題和內(nèi)容。
（四）會議組織者
會議組織者通常是發(fā)起會議、召集會議、提供會議服務的人，既可以是單位，也可以是個人。
（五）與會人員
參加會議的人員大致可分為出席人員、主持人員、秘書人員、服務人員四類。較大規(guī)模的正規(guī)會議，一般都有正式出席人員、列席人員、會議主席團及會議執(zhí)行主席、會議秘書處及秘書長、會議服務人員等。
（六）會議的議題和議程
會議的議題，即會議要集中討論、解決的問題，它是構(gòu)成會議的一個很重要的因素。每個會議都必須有明確的指導思想、具體的任務和要達到的目的。所以，無論開什么會議，都要先確定議題，否則會議內(nèi)容、會議文件、與會人員等都無從確定和落實。
會議的議程，即會議的程序表。會議一定要有完善合理的安排，并且嚴格按照議程來進行。編排會議議程應遵循以下兩個原則：
一是按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序，即緊要的事項應安排在議程的前端處理，不緊要的事項安排在議程的后端處理。
二是預估和標示處理每個議案所需要的時間，在會議議程中明示幾點幾分到幾點幾分探討某一議案，這樣會務人員可以更好地把握發(fā)言人進場和發(fā)言的時間，從而節(jié)省與會者的時間。
（七）會議的成果
會議是以解決問題為目的的社會活動，因此會議一定要盡可能達到預期的效果，所有的會務工作都必須圍繞會議的效果展開，幫助會議達成目標。
會議的成果包括會議最終形成的決議或決定、與會者達成的共識、會議的選舉結(jié)果等。會議的成果能反映出會議的效率、會議主持人的水平、與會者的參與程度等多方面的情況。
三、會議的類型
從不同的角度來看，會議可以分為不同的類型，每類會議都有其各自的特點和辦公要求。了解和掌握會議的類型，才能更好地認識和組織會議，在更大程度上發(fā)揮會議的作用。
（一）按會議性質(zhì)分類
根據(jù)不同的性質(zhì)，會議可分為：
（1）法定性或制度規(guī)定性會議。如黨代會、人代會、職代會、婦代會、股東大會等。
（2）決策性會議。如常委會、黨組會、理事會、行政會、董事會等。
（3）工作性會議。如動員大會、工作布置會、經(jīng)驗交流會、現(xiàn)場辦公會、總結(jié)會、聯(lián)席會、座談會、協(xié)調(diào)會、務虛會等。
（4）專業(yè)性會議。如研討會、論壇聽證會、答辯會、專題會、鑒定會等。
（5）告知性會議。如表彰會、紀念會、慶祝會、請功會、命名會等。
（6）商務性會議。如招商會、訂貨會、貿(mào)易洽談會、觀摩會、產(chǎn)品推介會、促銷會等。
（7）聯(lián)誼性會議。如接見、會見、茶話會、團拜會、懇談會、宴會等。
（8）信息性會議。如新聞發(fā)布會、記者招待會、報告會、咨詢會等。
（二）按舉辦單位分類
根據(jù)舉辦單位的性質(zhì)不同，會議可分為：
1．公司類會議
公司類會議通常以管理、協(xié)調(diào)和技術(shù)等為主題，具體可分為經(jīng)理例會、部門員工例會、銷售會議、經(jīng)銷商會議、技術(shù)會議、公司年會、新產(chǎn)品發(fā)布會以及股東會和董事會等。
2．協(xié)會類會議
協(xié)會可以劃分為行業(yè)協(xié)會、專業(yè)和科學協(xié)會、教育協(xié)會和技術(shù)協(xié)會等類型，按規(guī)模大小，有地區(qū)性組織協(xié)會、省市級協(xié)會、全國性協(xié)會、國際性協(xié)會等。由協(xié)會牽頭主辦的會議稱為協(xié)會類會議。
3．機關(guān)、事業(yè)單位及其他組織的會議
如各級人民代表大會、政治協(xié)商會議，各級黨、政、軍機關(guān)舉辦的會議，以及工、青、婦等人民團體組織的會議等。
（三）按會議規(guī)模分類
按規(guī)模分是指按照參加會議的人數(shù)來分，一般可分為：小型會議、中型會議、大型會議、特大型會議。
（1）小型會議。出席人數(shù)為100人以下。
（2）中型會議。出席人數(shù)為100～1000人。
（3）大型會議。出席人數(shù)為1000～10000人。
（4）特大型會議。出席人數(shù)為10000人以上，例如大型節(jié)日聚會、慶祝大會等。
當然，以上標準也是相對而言的，如果對一個只有300人的小型社會組織來說，開一個全體員工的會議也算是大型會議。
（四）按會議周期分類
按周期來分，會議可分為定期會議和不定期會議。定期會議是指有固定周期、定時召開的會議；不定期會議則是根據(jù)需要隨時召開的會議。
（五）按會議手段分類
1．傳統(tǒng)型會議
傳統(tǒng)型會議一般是指參會人員坐在同一個會場中，按照既定程序開會的傳統(tǒng)方式。
2．現(xiàn)代化會議
現(xiàn)代化會議指充分利用現(xiàn)代化通信網(wǎng)絡(luò)和高科技手段來召開的電子會議，如電話會議、視頻會議、衛(wèi)星會議等。
新型的會議形式，突破了空間距離給與會者帶來的奔波和麻煩，使身處異地的人們也能照常舉行會議，大大地節(jié)省了會議花費的時間和場地租用成本。但是，現(xiàn)代化會議的配套設(shè)備成本不低，同時還需要與會者有較高的文化素質(zhì)才能操控會議設(shè)備，所以暫時未能得到很好的推廣和普及。
四、會議的作用
會議的作用主要可概括為以下四個方面：
（一）集思廣益
通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，擦出火花，從而產(chǎn)生一些富有創(chuàng)意、切實可行的“金點子”，并通過會議進行決策，是實現(xiàn)決策科學化、民主化的有效手段。
（二）信息交流
任何會議都是某種信息的輸入、傳遞、輸出的過程。通過會議可以上傳下達，聯(lián)絡(luò)左右，互通情況，交流經(jīng)驗，發(fā)揮信息溝通的作用。較之其他溝通形式，會議溝通具有直接、快速和形象的優(yōu)勢。
（三）加強領(lǐng)導
通過會議，可以傳達上級的政策和指令，可以部署本組織的中心工作和重大行動，可以責成所屬單位統(tǒng)一行動步調(diào)，可以解決工作中存在的某些問題。因此，會議能起到行政手段的作用。
（四）協(xié)調(diào)矛盾
運用座談、對話、協(xié)商等會議形式，往往能收到事半功倍的協(xié)調(diào)效果。
五、會議的工作流程
會議的工作流程一般包括會前籌備、會中服務、會后收尾三個階段。
（一）會前籌備
會前籌備一般包括確定會議名稱、確定會議時間和地點、擬訂會議的議題、擬訂會議議程和日程、確定與會人員名單、制訂會議方案、制發(fā)會議通知、安排會議食宿、準備會議資料與用具、會議經(jīng)費預算、會場布置及會場布局、檢查設(shè)備等工作。
（二）會中服務
會中服務一般包括接站、報到與簽到、會議記錄、收集會議信息、對外宣傳、接待新聞媒體、編制會議簡報、會議值班、茶水服務、會議保密、醫(yī)療衛(wèi)生服務、拍照錄像服務等工作。
（三）會后收尾
會后收尾一般包括安排車輛、引導與會人員離開會場、清理會場、清退文件、整理會議室、歸還會場用品、撰寫會議紀要、會議評估、整理會議文件、會議經(jīng)費結(jié)算、會議反饋、會議總結(jié)等工作。
