會(huì)前善于通報(bào)籌備工作進(jìn)展，充分分享信息，這是辦好會(huì)議的前提。全國(guó)性會(huì)議一般涉及多方面力量辦會(huì)，會(huì)務(wù)人員可能分散在不同地區(qū)、不同部門、不同崗位，而且會(huì)前一般都不能脫產(chǎn)、專職從事會(huì)務(wù)工作，所以統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的難度較大。為了推進(jìn)相關(guān)會(huì)前工作的開(kāi)展，及時(shí)研究籌備過(guò)程中遇到的問(wèn)題，通常只能召開(kāi)由各會(huì)務(wù)小組負(fù)責(zé)人參加的各種碰頭會(huì)，但由于參加面較窄，信息難以有效傳遞，作用常常受限。為解決溝通協(xié)調(diào)方面的難題，一個(gè)簡(jiǎn)便易行的方法是：不斷將碰頭會(huì)所議事項(xiàng)記錄、整理成會(huì)議紀(jì)要，既抄報(bào)相關(guān)舉辦單位，又抄送會(huì)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)小組成員，并發(fā)給各個(gè)會(huì)務(wù)小組（各會(huì)務(wù)小組內(nèi)的工作人員相互傳閱），從而做到既及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告情況，又全面向會(huì)務(wù)工作人員通報(bào)信息，為會(huì)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)上下聯(lián)手、左右“開(kāi)弓”“里應(yīng)外合”、八方支援的目標(biāo)，創(chuàng)造先決條件。
中國(guó)××××××2020年年會(huì)前期籌備會(huì)議紀(jì)要（第3期）
會(huì)議時(shí)間：2020年×月×日（星期三）下午
參加人員：省××辦：×××
省××廳：×××
省××××：×××、×××、×××、×××
簽發(fā)人：× × ×記錄整理：×
×月×日下午，中國(guó)××××××2020年年會(huì)籌備小組成員（吝會(huì)務(wù)小組組長(zhǎng)或副組長(zhǎng)）召開(kāi)第三次籌備工作碰頭會(huì)，就與上海市有關(guān)方面共同承辦年會(huì)的問(wèn)題進(jìn)行了詳細(xì)的討論與研究。會(huì)議紀(jì)要如下：
一、×××同志通報(bào)告了上海市政府推進(jìn)籌備工作的進(jìn)展情況，傳達(dá)了×××副廳長(zhǎng)（籌備組負(fù)責(zé)人）的新要求：
1．上海市政府指定市政府接待處作為具體承辦單位。
2．會(huì)議地點(diǎn)為上海市南海區(qū)××××酒店。
3．會(huì)議地點(diǎn)的變更需向東莞市政府要做好解釋工作。
二、對(duì)有關(guān)事項(xiàng)議定如下：
1．關(guān)于會(huì)議日程。因中國(guó)××××××的會(huì)議通知已經(jīng)發(fā)出，請(qǐng)×××同志知會(huì)佛山方面，原定的會(huì)議議程不變。
2．關(guān)于分工調(diào)整。下周直接與上海市政府接待處進(jìn)一步商榷。具體會(huì)商內(nèi)容由秘書(shū)組×××同志提前準(zhǔn)備。
3．關(guān)于細(xì)化預(yù)算。要把預(yù)算內(nèi)“參觀考察”“賓館食宿安排”及“代表紀(jì)念品”項(xiàng)目的細(xì)項(xiàng)盡量列清楚，再交給佛山方面。
4．關(guān)于收費(fèi)方式。由于中國(guó)××××××年會(huì)以往都收取代表的資料費(fèi)和住宿費(fèi)，所以本次會(huì)議依然不能破例。經(jīng)征求中國(guó)××××意見(jiàn)，這次會(huì)議只象征性收?。簳?huì)務(wù)資料費(fèi)××元／人，住宿費(fèi)100元／人。會(huì)務(wù)資料費(fèi)及住宿費(fèi)由會(huì)議酒店直接收取（一并開(kāi)具發(fā)票），用于補(bǔ)貼會(huì)議除“食宿安排”“參觀考察”及“與會(huì)代表紀(jì)念品（酌情）”以外的其他項(xiàng)目的支出。收費(fèi)原因須向上海市有關(guān)方面說(shuō)明，以取得理解。
報(bào)：中國(guó)××××××，省發(fā)展改革委，省××廳，省××辦，省××××××，上海市政府。
送：組委會(huì)廣州成員×××、×××、×××、×××、×××等。
發(fā)：籌備組成員，秘書(shū)與宣傳小組、內(nèi)務(wù)小組、外勤與保衛(wèi)小組。
2．會(huì)中敢于給“自家”領(lǐng)導(dǎo)“派活”，調(diào)動(dòng)承辦單位領(lǐng)導(dǎo)的積極性，這是辦好會(huì)議的保證。會(huì)議期間，迎來(lái)送往、宴請(qǐng)、接待、陪同考察等，都需要承辦單位領(lǐng)導(dǎo)出面以盡地主之誼。全國(guó)性會(huì)議尤其如此，否則會(huì)議效果可能大打折扣，甚至得不償失。而要緊緊依靠自家領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)閑不下來(lái)，就得見(jiàn)縫插針，為其全程安排好“差事”，并提醒其把握好時(shí)間，使其根據(jù)安排很快進(jìn)入“角色”，忙在其中，樂(lè)在其中。
