1．場外環(huán)境布置
修理酒店外花草樹木，布置門口花壇，清洗、檢修噴泉、路燈及旋轉(zhuǎn)餐廳，并在酒店大門外懸掛歡迎橫幅。工作人員根據(jù)規(guī)定，在市中心區(qū)域花園酒店門外懸掛橫幅，向有關(guān)部門履行相應(yīng)的報批手續(xù)。例如：
關(guān)于申請在花園酒店大門懸掛次迎橫幅的函
上海市市容環(huán)衛(wèi)局：
經(jīng)省人民政府批準(zhǔn)，中國××××××和上海市××××××將于2005年×月×日至×日在上海花園酒店舉辦“中國（上海）政府管理創(chuàng)新國際研討會”。屆時，來自歐美、東南亞等二十幾個國家和地區(qū)的著名專家、學(xué)者，以及受邀的國家和省領(lǐng)導(dǎo)均出席會議，參會人數(shù)預(yù)計400左右。
為辦好這次研討會，樹立上海良好形象，經(jīng)與花園酒店協(xié)商，擬向貴局申請于×月×日至×月×日期間，在花園酒店大門上懸掛歡迎橫幅，內(nèi)容為“熱烈歡迎參加中國（上海）政府管理創(chuàng)新國際研討會的嘉賓，Warmly welcome participants of International Conference on Government Management Innovation，Guangdong，China”。
妥否，請審批。
附件：省領(lǐng)導(dǎo)同志在省××××××《關(guān)于繼續(xù)籌辦“中國（上海）政府管理創(chuàng)新國際研討會”的請示》上的批示
上海市××××××
二〇〇五年×月×日
2．會場布置
一是設(shè)備布置。主會場、分會場同聲傳譯系統(tǒng)設(shè)備的安裝、調(diào)試；音響、視屏、投影設(shè)備的設(shè)置及調(diào)試；指示牌、禮牌、背景板的放置及調(diào)整；大會報到處、新聞中心、外賓接見室、貴賓休息室的布置及整備。
二是人員“彩排”。引導(dǎo)人員的站位及手勢；報到人員的流程預(yù)演；錄音、錄像、速記人員的定位；會場監(jiān)控人員的觀測、走位；翻譯人員、一對一接待人員的現(xiàn)場踩點。
三是座位安排。主會場、分會場、外賓接見室的座位安排，按預(yù)先編制的方案操作，并在與會代表報到時分發(fā)。
