“中國(guó)(上海)政府管理創(chuàng)新國(guó)際研討會(huì)”境外嘉賓接待工作補(bǔ)充細(xì)則
一、具體任務(wù)
點(diǎn)對(duì)點(diǎn)、人跟人,提供“一對(duì)一”全程陪同與翻譯服務(wù)。
1.接機(jī)前,向會(huì)務(wù)小組提前領(lǐng)取外賓的房卡、會(huì)議材料、禮品及餐券,并將前3項(xiàng)放于其房間。同時(shí),一并領(lǐng)取本人房卡和餐券。
2.提前熟悉外賓所住房間并檢查房?jī)?nèi)吝項(xiàng)生活用品是否齊全。提前熟悉酒店、會(huì)場(chǎng)情況(包括各種娛樂(lè)設(shè)施、酒店上網(wǎng)、通信、會(huì)議地點(diǎn)等情況)。外賓一抵達(dá)酒店直接引領(lǐng)入住房間,無(wú)須報(bào)到。
3.協(xié)助會(huì)務(wù)小組按時(shí)接機(jī)、送機(jī),主動(dòng)與其溝通銜接,做好迎來(lái)送往的其他準(zhǔn)備工作。接、送機(jī)是提前2個(gè)小時(shí)出發(fā)。
4.會(huì)議期間,陪同或引領(lǐng)外賓用餐(正式宴會(huì)除外)。
5.外賓抵達(dá)房間后,隨即收集其機(jī)票發(fā)票或相關(guān)有效憑證,第一時(shí)間交會(huì)務(wù)小組財(cái)務(wù)人員以作報(bào)銷之用(××××除外)。離會(huì)前,協(xié)助財(cái)務(wù)人員將機(jī)票款退外賓。
6.集體合影、會(huì)場(chǎng)和正式宴會(huì)上,根據(jù)預(yù)定座位(次)安排,引導(dǎo)外賓對(duì)號(hào)(名牌)入座。
7.提前告訴外賓,大會(huì)會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備了投影儀和電腦等設(shè)備,如果需要,可同會(huì)場(chǎng)工作人員聯(lián)系并提前把文件存入大會(huì)工作用手提電腦。
8.會(huì)議期間,協(xié)助會(huì)務(wù)小組向吝自所接待的外賓分發(fā)同聲傳譯的耳機(jī)設(shè)備,并及時(shí)清點(diǎn)、收回,確保耳機(jī)設(shè)備不遺失、不損壞。
9.在大會(huì)場(chǎng)、分會(huì)場(chǎng),協(xié)助傳譯人員做好組織、管理工作,做到及時(shí)到位和說(shuō)明解釋。
10.參觀、考察期間,協(xié)助工作人員做好引導(dǎo)及解說(shuō)工作。
二、具體要求
境外嘉賓接待工作怎么做?
1.嚴(yán)守外事紀(jì)律,維護(hù)國(guó)際形象,保持高度的政治敏感性和政治辨別力。
2.顧大局,識(shí)大體,團(tuán)結(jié)協(xié)作,互相補(bǔ)位,增強(qiáng)組織紀(jì)律觀念和工作責(zé)任感。
3.充分了解大會(huì)議程,熟悉各自接待對(duì)象的日程、接待流程及工作安排,及時(shí)提醒,嚴(yán)格落實(shí),切實(shí)履行好翻譯員、服務(wù)員、聯(lián)絡(luò)員的職責(zé)。
4.及時(shí)將外賓對(duì)會(huì)議的建議和意見(jiàn)向會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)同志及相關(guān)部門反饋。
5.遇事多和有關(guān)負(fù)責(zé)人溝通、報(bào)告,不自作主張,不敷衍塞責(zé)。