會場布置是檢驗會務(wù)工作水平的重要一環(huán)。大型會議要求會場整體感覺熱烈、大方又不落俗套，能較好地反映會議的中心內(nèi)容。小型會議則以簡樸為基調(diào)，突出主題即可。
（1）會場裝飾。大型會議主席臺后面可設(shè)置會議背景板，標(biāo)明會徽、主題、舉辦單位（主辦、協(xié)辦、承辦、支持單位）及時間、地點(diǎn)；主席臺臺口可擺放花卉或綠色植物，不同的顏色代表不同的意思，紅色熱烈、黃色親切、綠色冷靜；會場四周，可視情懸掛橫幅或字畫，襯托莊嚴(yán)或輕松、典雅的會議氛圍。小型會議可一切從簡，懸掛主題橫幅或用電子顯示屏顯示會議名稱即可。
（2）設(shè)備布置。根據(jù)實際需要，妥善布置好屏幕、投影儀、照明、音響等設(shè)備。安放屏幕的位置、角度要合適，使演講者不用離開話筒便能看見屏幕，使主席臺上的嘉賓不用離開座位便能看見屏幕；投影儀的擺放要不影響與會人員觀看屏幕的視線，還要考慮其散發(fā)的熱氣不至于讓近旁的會議代表感到不適；照明燈光要適度，既能使與會代表看清屏幕上的畫面，又能使其方便做筆記；麥克風(fēng)要逐個試音，主席臺上的麥克風(fēng)一般一人一個（或講話者一人一個），無線麥克風(fēng)要提前準(zhǔn)備，以隨時隨地備用。
（3）會場擺設(shè)。為體現(xiàn)對參會嘉賓及代表的尊重，會場座位上通常放置寫著個人姓名的名牌（也有只寫單位名稱的臺簽）。大型會議的開幕式、閉幕式環(huán)節(jié)，通常設(shè)主席臺，主席臺一般設(shè)單數(shù)座位，以突出居中的重要領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓（不發(fā)言的嘉賓一般不上主席臺就座）；會議中間環(huán)節(jié)，普遍不設(shè)主席臺，只設(shè)主持席和發(fā)言席。大會會場通常采用方型課桌式排列、布置；遇有分組討論時，分會場可布置為橢圓形（圓形）或回字形。會場無論何種擺位，應(yīng)以整齊、緊湊為準(zhǔn)則，有多少人參會就擺多少張桌椅，或少擺一些（一般都會有參會者臨時缺席），以免代表們習(xí)慣性地往后面坐，使會場顯得太松散，影響會議秩序。
（4）座次排列。大型會議主席臺無論人數(shù)多少，只按單主位排位的方法安排，即出席人數(shù)不論單數(shù)、雙數(shù)，排名第一位的領(lǐng)導(dǎo)同志的位置居中，排名第二位的領(lǐng)導(dǎo)同志在其左邊，排名第三位的領(lǐng)導(dǎo)同志在其右邊。會場區(qū)域的排位，一般按單位、部門或者地區(qū)、系統(tǒng)的類別來安排就座。它的具體依據(jù)，既可以是平時約定俗成的序列，也可以是單位、部門的漢字筆畫或拼音字母的前后順序。具體排位時，一般以面向主席臺為基準(zhǔn)，從前往后進(jìn)行豎排，或者是從左而右進(jìn)行橫排。但如果需要按個人職級、身份來安排座次的，一般按前排高于后排、中央高于兩側(cè)、左側(cè)高于右側(cè)的規(guī)則排位，并在每個座位的左側(cè)放置雙面臺簽。對老、弱、病、殘代表，可酌情照顧，安排在便于進(jìn)出走動的位置上。無論何種排位，在座次排定以后，應(yīng)送會務(wù)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)同志審定。如果有人對座次問題提出異議，應(yīng)報請領(lǐng)導(dǎo)考慮是否調(diào)整，有關(guān)工作人員不應(yīng)擅自處理。
