一、會議的基本概念
《現(xiàn)代漢語詞典》對于會議的解釋是：第一，有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會，如全體會議、工作會議、廠務(wù)會議等。第二，一種經(jīng)常商討并處理重要事務(wù)的常設(shè)機構(gòu)或組織，如中國人民政治協(xié)商會議、部長會議等。
本書講的會議是指企事業(yè)單位、社會團體等有組織、有目的地召集人員為研究問題、交流思想、溝通信息、表達觀點、貫徹指示、分析對策、部署工作、聯(lián)絡(luò)感情，在特定的時間和地點，遵循一定的會議規(guī)則，圍繞共同的內(nèi)容進行的多向溝通活動。
二、會議的構(gòu)成要素
一個完整的會議一般需要具備以下幾個基本要素。1．會議名稱
任何會議都應(yīng)有一個名稱。會議名稱一般由會議舉辦單位和會議的主題構(gòu)成。例如，“中國共產(chǎn)黨第十七次全國代表大會”，“××有限公司2008年人事調(diào)動會議”，“××院校關(guān)于整頓校風(fēng)、提高教學(xué)質(zhì)量的研討會”。2．會議時間
會議時間包含兩方面內(nèi)容：
（1）到會時間：即要求與會者到達會場、出席會議的具體時間。到會時間要具體到年、月、日、小時和分鐘，如“于×年×月×日上午8：00整召開××會議”。
（2）會期：即會議全過程預(yù)期延續(xù)的時間。會期必須向與會者明確，以便于參會人提前做好相關(guān)的用品準(zhǔn)備和工作安排。例如“×年×月×日—×日，共×天”。
安排會議時間時還要考慮三個方面的因素：第一，不能和大多數(shù)與會者，尤其是主要成員的時間安排沖突。第二，氣候因素，如慶典會議、大型運動會開幕式，要盡量避開多雨季節(jié)。第三，每次會議時間最好不超1小時（詳見項目二“會議議題確定的基本原則”部分）。3．會議地點
會議地點要根據(jù)會議的實際需要進行選擇。
值得關(guān)注的是，隨著科技的進步，會議形式不斷創(chuàng)新，會議地點可以不局限在一個地方、一個會場。利用先進的科技和通訊設(shè)備，可實現(xiàn)跨越空間限制的高科技會議，如電話會議、視頻會議、國際衛(wèi)星會議等。4．會議組織者
會議組織者通常是發(fā)起會議、召集會議、提供會議服務(wù)的人，可以是一個單位，也可以是個人。5．與會人員
參加會議的人員可分為出席人員、主持人員、秘書人員、服務(wù)人員四類。
較大規(guī)模的正規(guī)會議，一般都有出席人員、列席人員、會議主席團及會議執(zhí)行主席、會議秘書處及秘書長、會議服務(wù)人員等。6．會議議題
會議議題是會議要集中討論、解決的問題，是構(gòu)成會議的很重要的因素。會議議題是會議內(nèi)容的具體化體現(xiàn)，也體現(xiàn)了會議目標(biāo)、會議目的。每個會議都必須有明確的指導(dǎo)思想、具體的任務(wù)和要達到的目的。否則，會議文件、與會人員等都無從確定和落實。7．會議成果
會議的成果包括會議最終形成的決議或決定、與會者達成的共識、會議的選舉結(jié)果等。會議的成果能反映出會議的效率、會議主持人的水平、與會者的參與程度等多方面的情況。那些“會而不議”、“議而不決”的會議，客觀而言并沒有實現(xiàn)會議目的，更沒有發(fā)揮出會議的功能，自然也不會有什么會議成果了。
