1．會議規(guī)模越大（規(guī)格越高），越要嚴控會議成本，開源節(jié)流。對報名參會人員要進行"資格“審查"篩選“"過濾“掉不符合條件的"無關人員“，同時做好解釋下作，以取得理解；對領導、嘉賓擬攜帶隨從人員或司機參會的，事前一到井行溝通勸解，盡量說服其自行參會；對與會人員及司機用餐作出硬性規(guī)定會議期間一律憑餐券（蓋承辦單位印章）就餐，杜絕"蹭飯“現象；對會議禮品派發(fā)劃定范圍，非境外嘉賓及演講人不予考慮；對參觀考察人員實行提前登記，并在出發(fā)前清點、核對人員，蒙混人團或身份不明者予以勸退。
2，研討會嚴格照一般會議的流程來操作，就比政務性會議要復雜很多，如：邀讠胄和落實主講嘉賓、征集及選編論文、確定學術點評人等，這是政務性會議所沒有的工亻乍事項，其工亻乍量較大，既耗時又費力。國際研討會更是如此，會務工作人員對此必須有清醒的認識。
3．會務工作是一項系統(tǒng)性工作，將其分解化整為零、進行分組或分塊（劃分版塊）時，一般都會有"縫隙“出現，就如同切一整個蛋糕，切開后的縫隙是客觀存在的，但可以通過人性化服務去彌補這種"縫隙“。抓總人員一定要把握好組與組"接口處“的"縫隙“，用"交集“方式覆蓋接口的"縫隙“，確保無縫銜接。
4．會前尤其是會議期間，各組細化內部分工時，最好用列舉法把大大小小的每一項工亻乍及其完成時限都清楚地羅列出來，使會議能提供的服務環(huán)節(jié)一個都不少，能提醒的注意事項一件都不漏。比如對負責會議材料統(tǒng)籌的人員，要使其工作"統(tǒng)籌“到位，就要將其工亻乍事項作一番詳細描述：跟進會議、會務所有材料的起草工作；協(xié)調、送審、備份（隨時備用）相關材料；跟蹤材料校對印刷（包括確定份數）、裝袋、派發(fā)工作，準備會場備用材料（包括發(fā)言材料），放置檢查主席臺使用材料；跟進、收集會后歸檔的完整材料（列出材料清單），等等。
5．會務人員要充分利用短信平臺發(fā)布會務信息，做到及時、準確傳遞各種信息，實現信息"對稱“與共享。信息不傳遞，或傳遞不及時、不準確，將直接導致工亻乍脫節(jié)，或造成被動局面，這方面的失誤一定要避免。
6．臨時抽調人員承擔會務工作，一般都要經過培訓，使其了解來龍去脈，熟悉相關情況及操作規(guī)則才"上崗“到底，從而使分工不分家的理念切實得以貫徹落實。以免一問三不知。會議期間，還要實行"首問負責制“會務人員有問必答，跟進。
7．外事活動安排特別要分清左和右，確保排位方向正確。明確左右方向的一個有效辦法就是，當主方與客方并列而坐，以主方領導的左右手來區(qū)分左右；但主方與客方面對面坐，以進門的方向來區(qū)分左右。
8．大型會議的組織工作由于"眾口難調“，所以服務方面難以做到十全十美。為改進會務工作，提升會議成效，可以事先設計好關于會議效果評估的調查問卷（問卷內容包括議程安排、發(fā)言效果、會議材料、會務人員服務、食宿行保障情況、會議總體印象、會議收獲、不足之處及建議等），在會議期間發(fā)給與會代表填寫，以多方面征求意見，幫助改善相關工作，使下一次辦會盡可能盡善盡美。
