（一）會議總體方案制訂
會議方案一般由以下內(nèi)容組成：會議名稱、背景（導(dǎo)人）、宗旨（指導(dǎo)思想）、議題（主題與專題）、議程（時間、地點、流程），組織機構(gòu)（舉辦單位、大體分工），與會人員（規(guī)模、代表構(gòu)成），經(jīng)費預(yù)算（支出項目、來源）、宣傳安排（會前、會中、會后），會場布置、會議成果運用、會務(wù)進(jìn)度安排、其他事項說明（主講嘉賓簡介、特邀領(lǐng)導(dǎo)介紹、會議場地要求等）。
（二）會務(wù)機構(gòu)設(shè)置與人員配備
會議一般設(shè)會務(wù)領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組成員由會議舉辦單位領(lǐng)導(dǎo)掛名，便于進(jìn)行動員、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。下設(shè)若干會務(wù)工作小組，各工作小組的設(shè)置及分工根據(jù)會議的規(guī)模大小、規(guī)格高低、時間長短及內(nèi)容安排來確定。通常500人以上的會議，可設(shè)秘書、聯(lián)絡(luò)、宣傳、保衛(wèi)、內(nèi)務(wù)、外勤、后勤服務(wù)等工作小組，每小組配備工作人員4～7名（工作人員的總數(shù)，一般可比照會議參會代表人數(shù)，并兼顧工作效率，按4％～7％的比例配置）；200～500人的會議，可設(shè)秘書（材料、宣傳），內(nèi)務(wù)（報到、后勤服務(wù)），外勤（聯(lián)絡(luò)、接待、保衛(wèi)）等工作小組，每小組配備工作人員3～9名（工作人員可按參會代表總數(shù)5％～8％的比例配置，代表人數(shù)遞增，工作人員的配備比例遞減）；50～200人的會議，可設(shè)秘書、會務(wù)兩個工作小組，每小組配備工作人員2～8名（工作人員總數(shù)可按參會代表人數(shù)6％～9％的比例配置，代表人數(shù)遞減，工作人員的配備比例遞增）。各工作小組的工作量相對飽和，組與組之間分工明晰、權(quán)責(zé)匹配、信息對稱、運轉(zhuǎn)同步、相互補位、無縫銜接。
